Együttesen ezek a problémák feszültséget válthatnak ki a bővülés során. Ennek kiküszöbölése érdekében egy vállalkozásnak a szervezet működését teljes egészében fel kell térképeznie, és ebből a perspektívából érdemes megoldásokat találni arra, hogyan alkalmazkodjanak a változás egészéhez. A humán erőforrástól és az infrastruktúrától kezdve, a folyamatokon és a céges filozófián keresztül mindennek fejlődnie kell. Ezek a változások elsőként a munkakörnyezetben kell, hogy megszülessenek.

Ez nem feltétlenül csak az iroda méretének az újragondolását jelenti. Inkább azt érdemes felmérned, hogy mennyire rugalmasan tud változni az irodátok.

Hogy megértsük, miért van erre szükség, nézzük meg először, hogy mik a bővülés kihívásai.

Az erő nem a méretben rejlik

A természet is nagyon jól megmutatja, hogy a növekedés miért nem egy problémamentes folyamat. Mégpedig azért is mert az erő és a méret nem egyenesen arányosak. Egy hangya például a saját testsúlyának több százszorosát képes megemelni mindössze egyezred grammot nyomó testével. Míg az erősebb, nagyobb állatok – például egy tehén vagy egy ló – csak a testsúlyuk párszorosát képesek megemelni.

A jelenség oka érthető: a kis állatok jól működő testi struktúrái már nem alkalmazhatók a nagyobb méretű állatokra. Például egy hangya testfelépítése ideális, ha egy grammnál is kevesebbet nyom, de ha ennél nagyobb méretű lenne, már összeomlana a nagy súly alatt.

A vállalkozások ugyanezzel a problémával küzdenek. Egy 10 fős csapat számára kialakított munkaterület és szervezeti struktúra hatékonyan működhet, de ha megduplázzuk az alkalmazottak létszámát, már kevésbé lesz hatékony. Ez akkor is igaz, ha 75-ről 150 alkalmazottra, vagy 500-ról 1000-re növeljük a létszámot.

A növekedés három rizikófaktora 

A természethez hasonlóan a különböző méretű szervezeteknek is különböző struktúrákra van szükségük ahhoz, hogy valóban előnyükre váljon a vállalkozás bővülése. És bár egyes problémák eltérőek, a fájó pontok gyakran ugyanazok. 

• Együttműködés: bővülés során az egyének és a csapatok nehezebben tudnak együttműködni. Lehet, hogy egyes divíziók túlságosan távol vannak egymástól, vagy hiányoznak a sokféle munkastílusnak megfelelő nyitott, együttműködést elősegítő terek. 
• Csapatkohézió: ahogy az irodák egyre nagyobbak lesznek, az alkalmazottak kevésbé érzik úgy, hogy kötődnek a csapat többi tagjához. A munkával kapcsolatos beszélgetéseken kívül hiányozhatnak azok a kávégép mellett elkapott személyes pillanatok, amikor megismerkedhetnek a kollégáikkal. Ez hatással lehet akár a jólétükre is, mivel így kevésbé érzik magukat közel a munkahelyükhöz és annak kultúrájához. 

• Következetesség: egy nagyobb irodában azt is nehezebb biztosítani, hogy az alkalmazottak mindannyian ugyanazt az élményt kapják. Még a legjobban felszerelt térben sem biztos, hogy minden alkalmazott hozzáférhet a számára szükséges eszközökhöz vagy helyiségekhez. Ez szintén hatással lehet a produktivitásukra, vagy bizonyos esetekben az alkalmazottak magtartására. 

Hozd össze az embereket közös irodatervezéssel

Ezekben a munkahelyi dinamikát meghatározó tényezőkben az a közös, hogy egy jó irodatervezéssel könnyen kezelhetőek. A megfelelő munkahely nem csak a közösséget, a jólétet és a produktivitást támogatja az irodában, hanem jól alkalmazkodik a jövőbeni újabb növekedéshez is.

Ennek eléréshez érdemes egy alkalmazott-központú, rugalmas munkateret kialakítani. Amikor tehát a vállalkozásod bővítését tervezed, arra a kérdésre kell választ találnod, hogy a jövő irodája hogyan képes ezt lehetővé tenni?

Ahogy egyre több alkalmazottad lesz, úgy fog változni az együttműködés és a kapcsolatteremtés módja is. Annak érdekében, hogy a munkahely előnyei a növekedés során is megmaradjanak, fontos, hogy irodád képes legyen alkalmazkodni ezekhez az új gyakorlatokhoz és igényekhez.

Például csoportos meetingeknél, ahol tucatnyi különböző nézőpontot kell figyelembe venni, új eszközökre lehet szükség, amelyekre azelőtt például három embernél nem volt. Szüksége van-e a csapatnak táblákra az ötleteik feltérképezéséhez? Kellenek-e konferenciahívásokra alkalmas telefonok, hogy ezzel elérjék azokat a munkatársaikat is, akik távolról dolgoznak? Vagy monitorokra és projektorokra, hogy az ötletek vizuálisan is jól látszódjanak?
Sok kutatás azt mutatja, hogy a munkahelyi kapcsolatokat nagyban befolyásolja a fizikai közelség. Nagyobb vállalkozásoknál tehát a munkahelynek olyan „csomópontokkal” kell rendelkeznie az alkalmazottjai számára, ahol mindenkinek van lehetősége a találkozásra közös projektektől függetlenül. Ezek lehetnek olyan helyiségek, mint egy konyha vagy egy közös helyiség, ahol egy kávé mellett beszélgethetnek, vagy egy játékszoba, ahol akár ki is kapcsolódhatnak.

Ezek a változások azonban nem jelentenek végleges megoldást. Ha az irodád ismét bővül – akár felfelé, akár lefelé -, a munkaterületnek ismét alkalmazkodnia kell ehhez. Ez lehet több eszköz, asztal, szoba vagy akár egy teljesen új iroda. Az ehhez való felkészülés jelentheti azt, hogy az irodáid bérlési lehetősge rugalmas legyen. Vagy azok számára, akik hosszabb bérleti szerződést kötöttek, megnézni, hogy milyen rugalmas lehetőségeket bíztosítanak ezen felül. Ezzel a megközelítéssel rendszeresen testre szabhatod az irodád, és így a munkaterületed is lépést tud tartani az aktualításokkal.

A „hub-and-spoke” kialakítás legjobb kihasználása

Kellő gondossággal kell eljárni annak érdekében, hogy az alkalmazottak azonos pozitív élményt kapjanak. Ez különösen fontos a tehetségek bevonzása és megtartása érdekében. Az emberek nagy része érzékeny az irodai tapasztalatokra, különösen arra, hogy mennyire érzi az elköteleződést és a nyitottságot a munkáltató irányából. A munkavállalók 26%-a nagyobb valószínűséggel mond fel, ha nem érzi magát megbecsültnek; 24% állítja, hogy felmondana, ha nem tudna beilleszkedni a munkahelyi kultúrába.

A „hub-and-spoke” irodák (ahol egy vállalkozásnak van egy nagy központi irodája és kisebb „szatelit” irodái) növekvő népszerűségével ez a következetesség fontosabb, mint valaha. Ennek elérése pedig az azonos erőforrások, a tudatos kialakítás és lehetőségek biztosításában merül ki mindenhol. Még ha ezek az irodák szétszórva helyezkednek is el, szükség van egy egységes tervezési filozófiára, amely biztosítja az egyenlő feltételeket a közös munkaterületen.

Az új igényeket innováció segítségével a legegyszerűbb megvalósítani. Az olyan megoldások, mint a Qubes, ezt olyan moduláris irodahelyiségek kialakításával segíti elő, amely lehetővé teszi, hogy a munkahelyed pontos specifikációk szerint alakítsd át, ugyanakkor biztosítja, hogy minden iroda ugyanolyan funkciókkal rendelkezzen.

Miért a rugalmasság legyen az első

Egy poszt-pandémiás világban, amikor a cégek méretei drámaian és gyorsan megváltozhatnak, a rugalmasság és a hatékonyan bővíthető munkaállomás létfontosságú. Az irodahelyiségeknek közvetlenül reagálniuk kell a változó alkalmazotti létszám kihívásaira, és ezt a kialakításaikban is tükrözniük kell. Legyen szó akár az együttműködést lehetővé tevő új funkciókról, akár a közösség számára kialakított új terekről, a munkatérnek képesnek kell lennie arra, hogy szükség szerint ehhez alkalmazkodjon. Ez nem csak a dolgozók hangulatára nézve döntő fontosságú, hanem kihatással van a vállalkozás általános produktivítására és hatékonyságára is.

Nézd meg, hogyan biztosítja a Qubes a vállalkozások számára a rugalmas irodatervezést egy személyre szabott megközelítésben, és hogy ez milyen előnyökkel járhat az Te vállalkozásod számára.