Ebben a 2 részes sorozatban, a hybrid munkavégzés 16 szabályát fogjuk bemutatni, a lehető leghatékonyabb hétköznapok elérése érdekében. A COVID-19 mindannyiunkból műszaki zsenit faragott. Online értekezünk. Digitális platformok széles skáláján hívjuk egymást, illetve írunk egymásnak. Távolról osztunk meg a munkához szükséges dokumentumokat. Közös projekteket hozunk létre a felhőben. Igen, mindezt akár melegítőben, a kanapéról is
1. E-mail vagy videokonferencia? Ez a nagy kérdés
Mindenki más-más eszközt részesít előnyben. Bizonyos feladatokhoz azonban adott eszközök kellenek. Persze célszerű előre megkérdezni a kollégákat, hogy ők hogyan szeretnének kommunikálni. Mindenképpen hasznos azonban közölni a saját hozzáállásunkat – a Zoomon eltöltött órák után az ember hamar kiéghet.
Egy adott tevékenység esetén, amennyiben a feladat nem tűr halasztást, a telefont kell használni. Ha nem sürgős, küldjünk e-mailt, azonban tartsuk be ezt az egyszerű szabályt: ha a probléma három üzenet után sem oldódik meg, vegyük fel a telefont vagy szervezzünk meg egy videokonferenciát.
2. Lehessen könnyen csatlakozni az értekezletekhez
Távoli értekezletek esetén mindig tüntessen fel minden adatot a meghívóban: az értekezletre mutató linket, minden jelszót, és ami a legfontosabb, a résztvevők listáját.
Személyes találkozó esetén ne feledjük, hogy nem feltétlenül tartózkodik mindenki az irodában. Ellenőrizzük hogy minden résztvevő meg tud-e jelenni személyesen is.
3. Az első dolgok között szerepeljen a napirend letisztázása
Ugyan a legtöbb videokonferencia-szoftver lehetővé teszi a képernyő megosztását, segíthet, ha mindenkinél megvannak a fájlok – arra az esetre, ha lassú a kapcsolat vagy valaki előre készülni szeretne. Mindig jóval az értekezlet előtt küldjük szét a napirendet és a fontos anyagokat. Így legalább mindenkinél meglesznek egy e-mailben kezdéskor.
4. Ne várassuk a többieket
Az irodában és online is udvariatlanságnak számít a késés. Ha késésben vagyunk, a lehető leghamarabb szóljunk a résztvevőknek.
5. Ellenőrizzük a műszaki feltételeket
Miután megszerveztünk egy értekezletet, nekünk kell gondoskodni arról, hogy az zökkenőmentes legyen. Mindig hagyjunk 10-15 percet kezdés előtt a mikrofonok, kamerák és egyéb eszközök működésének ellenőrzésére.
Ha az értekezlet sok technikai eszközt igényel – például a résztvevők különféle eszközöket vagy kapcsolati lehetőségeket használnak –, mindig intézzük úgy, hogy jelen legyen egy informatikus kolléga.
6. Kezdjük az értekezletet bekapcsolt kamerával
Ha videokonferenciát indítunk el, ellenőrizzük, hogy be van-e kapcsolva a kameránk. Egy ilyen személyes gesztussal elősegítjük a bizalom kialakítását és a ráhangolódást a csapatmunkára.
Ha olyanokkal tárgyalunk, akiket nem igazán ismerünk, például új kollégákkal vagy üzleti partnerekkel, hagyjuk bekapcsolva a kamerát, amíg csak lehet, ideális esetben az értekezlet végéig.
Mostanra mindannyian megtudtuk, milyen fárasztó az egész napot videohívásokkal tölteni. Ezért, ha közeli kollégákkal beszélünk, nyugodtan kikapcsolhatjuk a kamerákat néhány perc múlva – majd a végén újra bekapcsolhatjuk azokat a búcsúzkodásnál.
7. Nézzünk a kamerába
A szemkontaktus a kommunikáció fontos eleme, még akkor is, hogy a videohívásról van szó. Ha be van kapcsolva a kameránk, nézzünk partnere szemébe – azaz nézzünk egyenesen a kamerába.
Ne kövessük el azt a hibát, hogy a másik oldalon beszélő szemét, vagy az alkalmazás csevegőpaneljének a tartalmát nézzük. Ezzel azt a benyomást keltjük a partnerünkben, hogy nem igazán figyelünk rá.
8. Némítsuk le magunkat ha nincs mondanivalónk
Az akaratlan háttérhangok zavaróak lehetnek egy megbeszélés alatt – ráadásul blokkolhatják a beszélő mikrofonját is. Még ha csendes helyen tartózkodunk, akkor is mindig némítsuk le a mikrofonját, ha valószínűleg nem fogunk beszélni egy ideig.
A következő hónapban, a maradék 8 szabályt is megmutatjuk a blogunkon
