Ak ste niekedy škálovali svoje podnikanie, určite ste si všimli niekoľko prekvapivých zmien. Procesy, ktoré predtým fungovali, sú zrazu neúčinné a vynárajú sa nové problémy, o ktorých ste predtým ani len neuvažovali. Pravdou je, že keď sa veľkosť vašej organizácie mení, neefektívnosť niektorých procesov môže znižovať pohodu a produktivitu zamestnancov.
Spoločne môžu tieto problémy priamo ovplyvniť postup vášho škálovania. Aby sme tomu zabránili, je potrebné zaujať vo svojom biznise široký pohľad na organizáciu a zistiť, ako ju potrebujete adaptovať ako celok. Všetko sa musí vyvíjať: od ľudí a infraštruktúry, až po procesy a filozofiu spoločnosti. A veľa z týchto zmien začína priamo v pracovnom priestore.
Nemáme na mysli len veľkosť vašej kancelárie, ale vyhodnotenie flexibility vašich súčasných kancelárskych priestorov. Na zabezpečenie plynulého chodu potrebujete agilný pracovný priestor, ktorý sa dokáže rýchlo prispôsobiť potrebám rastúceho podniku.
Najskôr je potrebné si uvedomiť, prečo je flexibilita a nastavenie nových procesov naprieč celou firmou dôležité, a aké sú výzvy rastu firmy.
Sila sa veľkosťou nemení
Príroda nám ukazuje, prečo škálovanie nie je bezproblémový proces. Je to preto, lebo sila a veľkosť nerastú lineárne. Napríklad mravec je schopný zdvihnúť stonásobok hmotnosti svojho vlastného tela a pri tom sám váži len tisícinu gramu. Silnejšie a väčšie zvieratá ako krava alebo kôň, môžu napriek tomu zdvihnúť iba niekoľkonásobok svojej telesnej hmotnosti.
Je to tak preto, že telesné štruktúry, ktoré dobre fungujú pre menšie zvieratá, sa nepremietajú do väčších veľkostí. Napríklad štruktúra mravca je ideálna, ak vážite menej ako gram, ale pri zväčšení by sa úplne zrútil.
Rovnaký problém majú aj podniky. Pracovný priestor a štruktúra určená pre tím 10 osôb môžu fungovať efektívne, ale ak zdvojnásobíte počet zamestnancov, efektivita začne klesať. To isté platí aj keď plánujete zamestnať 75-150 zamestnancov, alebo 500 až 1000 zamestnancov.
Tri najťažšie body rastu
Rovnako ako v prírode, aj organizácie rôznych veľkostí potrebujú rozdielne štruktúry, ak majú mať zo škálovania skutočný prospech. Hoci sa konkrétne problémy budú v rôznych spoločnostiach líšiť, ich najťažšie body sú často rovnaké:
- Spolupráca: pre jednotlivcov a tímy je ťažšie spolupracovať. Oddelenia sú od sebapríliš vzdialené a zložito štruktúrované, alebo im chýba typ otvorených priestorov vhodných na spoluprácu. To môže výrazne znížiť produktivitu.
- Tímová súdržnosť: s pribúdajúcimi kanceláriami sa zamestnanci môžu cítiť menej spoločensky prepojení s ostatnými členmi tímu. Mimo pracovných rozhovorov im môžu chýbať nezáväzné rozhovory náhodne v kancelárii, pri ktorých spoznávajú svojich kolegov. Vplýva to na ich pohodu, pretože sa cítia menej prepojení s pracovným priestorom a kultúrou firmy.
- Konzistentnosť: vo väčších priestoroch je ťažšie zabezpečiť, aby sa zapáčili každému zamestnancovi. Aj v najlepšie vybavených priestoroch nemusia mať všetci zamestnanci prístup k nástrojom alebo priestorom, ktoré potrebujú. To môže mať vplyv aj na produktivitu alebo v niektorých prípadoch na udržanie zamestnancov.
Spojte ľudí prostredníctvom dizajnu kancelárie
Všetky tri najťažšie body rastu firmy majú spoločný bod: dá sa im predísť dobrým dizajnom kancelárií. Správny pracovný priestor môže nielen podporovať komunitu, blahobyt a produktivitu, ale dokáže sa prispôsobiť všetkým budúcim zmenám pri ďalšom raste firmy.
Dosiahneme to vybudovaním agilného pracovného priestoru, ktorý kladie dôraz na zamestnancov. Pri plánovaní rozšírenia firmy by ste si mali klásť otázku: ako nám to kancelária budúcnosti umožní?
S pribúdajúcimi zamestnancami sa menia spôsoby ich spolupráce a stretávania sa. Aby ste zaistili udržanie výhod pracovného priestoru pri vašom raste, je dôležité, aby kancelária dokázala vyhovieť týmto novým postupom a potrebám. Napríklad v skupinových rozhovoroch s tuctom rôznych ľudí a názorov, budete potrebovať úplne nové nástroje, ako keď ste viedli konštruktívnu poradu traja. Potrebujú vaši zamestnanci tabule na svoje poznámky? Konferenčné hovory na spojenie sa s tými, ktorí robia na diaľku? Alebo monitory a projektory, vďaka ktorým sa môžu aj vidieť?
Výskum ukazuje, že vzťahy v pracovnom priestore sú vo veľkej miere ovplyvnené fyzickou blízkosťou zamestnancov. Vo väčších firmách musí pracovný priestor spájať zamestnancov s tzv. „hub oblasťami“, kde sa môžu „pomiešať“. Sú to priestory ako napríklad kuchyňa, alebo spoločenská miestnosť, kde sa môžu zhovárať pri káve, herňa, kde sa zamestnanci môžu odreagovať a zabaviť.
V súčasnosti však tieto zmeny nie sú univerzálnym odstránením akýchkoľvek nepríjemností, s ktorými sa pri raste firmy môžete stretnúť. Ak sa vaša kancelária opäť mení – či už rastie, alebo sa zmenšuje – váš pracovný priestor sa bude musieť opäť prispôsobiť. Môže si to vyžadovať opäť viac nových pracovných nástrojov, stolov, miestností alebo dokonca celú novú kanceláriu. Pripraviť sa znamená, že budete mať flexibilné kancelárie a možnosti leasingu. Tí, ktorí majú nastavený dlhodobý prenájom a vidia, čo môžu flexibilné riešenia priniesť, si ich začnú sami vyžadovať. Vďaka flexibilnému prístupu môžete pravidelne prispôsobovať svoju kanceláriu, aby ste sa uistili, že váš pracovný priestor je v súlade s vašou aktuálnou veľkosťou.
Najlepšia kombinácia dizajnu, ktorý ľudí spája
Nemenej dôležité je venovať dostatok pozornosti tomu, aká bude skúsenosť zamestnancov v pracovných priestoroch. Dôležité je to najmä ak k sebe chcete prilákať a udržať si najväčšie talenty. Ľudia sú všeobecne náchylní k tomu posudzovať pracovné prostredie aj podľa toho, ako sa v ňom cítia a ako rýchlo sa v ňom vedia zabývať. Z praxe vyplýva, že 26% zamestnancov skončí, ak sa necítia rešpektovaní; 24% uviedlo, že by skončili, ak by nezodpovedali firemnej kultúre.
S rastúcou popularitou kancelárií typu „hub-and-speak“ (kde má firma veľkú centrálnu kanceláriu a menšie „satelitné“ kancelárie) je táto konzistencia dôležitejšia ako kedykoľvek predtým. A dosiahnutie tohto cieľa spočíva v poskytovaní rovnakých výhod, dizajnu a príležitostí plošne v celej kancelárii. Aj keď sú tieto kancelárie väčšinou dobre distribuované, mala by existovať zjednocujúca filozofia dizajnu, ktorá zabezpečí, že kolektívny pracovný priestor bude rovnocenným priestorom.
Najjednoduchší spôsob, ako to dosiahnuť, sú inovácie. Riešenia ako sú práve Qubes, podporujú modulárny kancelársky dizajn, ktorý umožňuje upraviť váš pracovný priestor podľa presných špecifikácií a zabezpečiť, aby každá kancelária mala rovnakú škálu funkcií.
Prečo musí byť flexibilita na prvom mieste
Vo svete po pandémii, keď sa veľkosť firmy mohla dramaticky meniť, je nevyhnutný flexibilný pracovný priestor, ktorý sa dá efektívne škálovať. Kancelária musí priamo reagovať na výzvy meniaceho sa počtu zamestnancov a zohľadňovať to vo svojom dizajne. Či už ide o nové funkcie umožňujúce spoluprácu alebo nové priestory pre komunitu, pracovný priestor musí byť schopný prispôsobovať sa podľa potreby. Nie je to dôležité len kvôli pohodliu zamestnancov, ale vplyv sa šíri aj na celkovú produktivitu a efektivitu vášho podnikania.
